Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

E-Mail: privacy@kadenzo.de

Die c/o-Adresse dient ausschließlich als Zustell- und Kontaktanschrift. Creative Polymer bzw. die hinter Creative Polymer stehende Gesellschaft ist nicht Anbieter, Betreiber oder datenschutzrechtlich Verantwortlicher von kadenzo.

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website, die Pilot-App und die damit verbundenen Funktionen von kadenzo, soweit dort auf diese Datenschutzerklärung verwiesen wird.

3. Zweck der Verarbeitung

kadenzo verarbeitet personenbezogene Daten, um:

• Pilot-Zugänge zu verwalten,
• Nutzer zu authentifizieren,
• Trainingsaktivitäten und Athletenprofile zu synchronisieren,
• Belastung, Trainingsstatus und Tagesform einzuordnen,
• Trainingspläne und Trainingsvorschläge zu erstellen,
• Coach-Antworten und Begründungen bereitzustellen,
• Spracheingaben auf Wunsch zu transkribieren,
• technische Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsschutz zu gewährleisten,
• Nutzeranfragen zu beantworten,
• Einwilligungen, Widerrufe und datenschutzbezogene Anfragen zu dokumentieren.

4. Verarbeitete Daten

Je nach Nutzung verarbeitet kadenzo insbesondere folgende Datenkategorien.

Account- und Zugangsdaten

• E-Mail-Adresse,
• Name oder Anzeigename,
• Rollenstatus,
• Einladungsstatus,
• Login-Sitzungen,
• Magic-Link- und OAuth-Status,
• Zeitpunkte von Anmeldung, Login und Logout.

Pilot-Anfragen

• Name, E-Mail-Adresse und angegebene Fahrhäufigkeit,
• Zeitpunkt und Version des zur Kenntnis genommenen Datenschutzhinweises,
• Status und Bearbeitungszeitpunkt der Anfrage.

Athletenprofil

• FTP, Maximalpuls, Ruhepuls, Gewicht,
• Zeitzone, Zielwettkämpfe, Trainingsziele,
• Verfügbarkeiten, Notizen,
• optionales Profilbild.

Trainings- und Aktivitätsdaten

• Aktivitäten, Datum, Dauer, Distanz und Höhenmeter,
• Leistungswerte, Herzfrequenzwerte, Trittfrequenzwerte,
• Trainingsbelastung, Zeitreihen,
• GPS-Strecken und Standortdaten,
• Geräte- und Quelleninformationen,
• Indoor- und Outdoor-Aktivitäten,
• abgeleitete Kennzahlen wie CTL, ATL, TSB, TSS, NP, IF, Zonenverteilungen und W/kg.

Planungsdaten

• Trainingspläne, Tagesstatus,
• absolvierte und geplante Einheiten,
• Anpassungen, Skips und Übernahmen von Empfehlungen,
• wiederkehrende Fahrten und Verfügbarkeiten, Planungsnotizen.

Check-in- und Readiness-Daten

• Schlafqualität, Ermüdung, Stress, Beinstatus, Motivation,
• subjektive Tagesform, optionale Notizen.

Coach- und KI-Daten

• Chat-Nachrichten, Prompts und Antworten,
• generierte Empfehlungen, Begründungen und Daten-Rationale,
• Nutzungszähler, technische Fehlerzustände.
• bei freiwilliger Spracheingabe: Audiodatei für die Übertragung sowie das erzeugte Transkript.

Technische Daten

• IP-Adresse, Zeitstempel, User-Agent, angefragte URLs,
• Referrer (soweit übertragen),
• Session- und Sicherheitsereignisse,
• Server- und Fehlerlogs.

Einwilligungs- und Nachweisdaten

• erteilte Einwilligungen, Version der Datenschutzerklärung,
• Version des Einwilligungstextes, Zeitpunkt und Quelle der Einwilligung,
• Widerrufe, zugehörige Nutzerkennung.

Pilot-Telemetrie und Nutzungs-Statistik

Um die Pilot-App zu verbessern und Support sowie Quotas sinnvoll zu kalibrieren, erheben wir kontobezogene Nutzungs-Häufigkeiten:

• Anzahl gesendeter Coach-Chat-Nachrichten,
• Anzahl generierter Trainingspläne und Plan-Anpassungen,
• Anzahl abgeschlossener Daily Check-ins,
• Status der Trainingsplan-Tage (erledigt / übersprungen / angepasst),
• Anzahl Intervals.icu-Synchronisationen und deren Erfolgsstatus,
• Anzahl abgegebener RPE- / Plan-Feedbacks,
• aktuelle und höchste Streak-Werte,
• Plan-Compliance-Quoten der letzten 28 Tage,
• Quota-Auslastung pro Coach-Funktion (Tag und Monat),
• Zeitstempel der letzten Aktivität.

Es werden keine Inhalte aus Coach-Chats, Goal-Notizen, Check-in-Notizen oder anderen Freitext-Feldern in den Nutzungs-Statistiken gespeichert oder durch den Admin eingesehen — ausschließlich Häufigkeiten, Statusfelder und Zeitstempel.

Du kannst diese Nutzungskennzahlen jederzeit unter Einstellungen → Meine Nutzungs-Statistikeinsehen. Diese Ansicht zeigt einen Teil der zu deinem Konto gespeicherten Daten und ersetzt nicht dein vollständiges Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO.

Zugriffe von Admin-Konten auf die Detailansicht einzelner Nutzerprofile werden in einem internen Audit-Log dokumentiert (Admin-Kennung, betroffene Nutzerkennung, Zeitstempel, Aktion). Dieses Log ist ausschließlich für interne Nachweispflichten bestimmt und nicht öffentlich einsehbar.

5. Gesundheitsnahe Daten und besondere Kategorien

Trainings-, Leistungs-, Herzfrequenz-, Schlaf-, Stress-, Ermüdungs-, Readiness-, Körpergewichts- und vergleichbare Daten können Gesundheitsdaten oder gesundheitsnahe Daten sein. Gleiches kann für Kombinationen aus Trainingsdaten, Check-ins und Standortdaten gelten.

Soweit die Verarbeitung solcher Daten unter besondere Kategorien personenbezogener Daten fällt, verarbeitet kadenzo diese Daten nur auf Grundlage einer separat erteilten, protokollierten ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Gespeichert werden Einwilligungstext, Fassungen der Rechtstexte, Zeitpunkt, Quelle sowie ein späterer Widerruf.

Die Einwilligung kann in den Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf stoppt neue Synchronisationen, KI-Auswertungen und Erinnerungen sofort. Da die Pilot-App ohne diese Daten nicht bereitgestellt werden kann, wird das Konto anschließend mit einer 7-Tage-Sicherheitsfrist zur Löschung vorgemerkt. Innerhalb dieser Frist kann erneut eingewilligt werden.

6. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt, soweit jeweils einschlägig, auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung des angeforderten Pilot-Zugangs und der App-Funktionen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Verarbeitungsvorgänge, die auf einer Einwilligung beruhen,
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO für die ausdrückliche Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen an sicherem Betrieb, Fehleranalyse, Missbrauchsschutz, Systemstabilität und interner Produktverbesserung im Pilotbetrieb,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen.

7. Intervals.icu und andere Datenquellen

Nutzer können kadenzo mit externen Datenquellen verbinden, insbesondere mit Intervals.icu. Die Verbindung erfolgt je nach Funktion über OAuth oder über einen API-Key-Fallback.

Bei OAuth fordert kadenzo aktuell den Scope ACTIVITY:READ an, um abgeschlossene Aktivitäten zu lesen. OAuth-Tokens und API-Keys werden serverseitig verschlüsselt gespeichert. Nutzer können die Verbindung in den Einstellungen trennen oder die Löschung der gespeicherten Verbindungsdaten verlangen.

kadenzo verarbeitet nur die Daten, die für die jeweilige Funktion erforderlich sind. Welche Daten externe Plattformen selbst verarbeiten, richtet sich nach deren eigenen Datenschutzinformationen.

Nutzer können außerdem freiwillig einen öffentlichen Komoot-Link für eine Zielroute angeben. Kadenzo ruft die zugehörigen Routendaten serverseitig bei Komoot ab; dabei wird keine direkte Browser-Verbindung des Nutzers zu Komoot hergestellt.

8. KI-Funktionen und automatisierte Auswertung

kadenzo kann Trainings-, Profil-, Planungs-, Check-in-, Aktivitäts- und Chatdaten automatisiert auswerten, um Trainingsvorschläge, Readiness-Einschätzungen, Plananpassungen und Coach-Antworten zu erzeugen.

Für Coach-Antworten und Trainingsplanfunktionen können relevante Daten an technische Dienstleister und KI-Anbieter übermittelt werden, soweit dies für die angeforderte Funktion erforderlich ist.

Je nach administrativ konfiguriertem Coach-Provider wird für eine konkrete Funktion einer der folgenden KI-Dienste eingesetzt:

• OpenAI, L.L.C., USA,
• Anthropic, PBC, USA.

Bei der Spracheingabe wird die Audiodatei zur Transkription an OpenAI übermittelt. Kadenzo speichert die ursprüngliche Audiodatei nicht dauerhaft; das erzeugte Transkript wird wie eine normale Coach-Nachricht im Konto gespeichert. Die Übermittlung erfolgt erst nach einem gesonderten Hinweis unmittelbar vor der ersten Spracheingabe.

kadenzo trifft keine rechtlich bindenden Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Empfehlungen können fehlerhaft oder unvollständig sein. Nutzer entscheiden eigenverantwortlich, ob sie Empfehlungen übernehmen, anpassen oder ignorieren.

kadenzo ist kein Medizinprodukt und ersetzt keine medizinische Beratung, Diagnose oder Behandlung.

9. Cookies, Sessions und lokale Speicherung

kadenzo nutzt notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien für:

• Magic-Link-Login,
• Sitzungsverwaltung,
• Sicherheitsfunktionen,
• OAuth-State-Prüfung,
• CSRF-Schutz,
• Speicherung notwendiger App-Zustände.
• lokales Merken eines verschobenen Tages-Check-ins und des Hinweises zur Spracheingabe,
• Cache Storage für statische Marken- und PWA-Dateien; personalisierte Seiten und API-Antworten werden nicht offline gespeichert.

Es werden nach aktuellem Stand keine Marketing-Cookies, Tracking-Cookies, Werbeprofile oder nicht notwendigen Analytics-Cookies gesetzt.

Soweit künftig nicht notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, wird kadenzo vor deren Einsatz eine gesonderte Einwilligung einholen.

10. Empfänger, Dienstleister und externe Inhalte

Aktuell können – abhängig von der genutzten Funktion und der Serverkonfiguration – insbesondere folgende Empfänger Daten erhalten:

• Hetzner Online GmbH, Deutschland: Hosting von Webanwendung, Worker und Datenbank,
• Resend: Versand von Pilot-, Login-, Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails; dabei werden insbesondere Empfängeradresse und Mailinhalt verarbeitet,
• OpenAI: KI-Coach, Trainingsplanfunktionen und freiwillige Sprachtranskription, soweit OpenAI als Provider konfiguriert oder für Spracheingaben verwendet wird,
• Anthropic: KI-Coach und Trainingsplanfunktionen, soweit Anthropic als Provider konfiguriert ist,
• Sentry: optionale serverseitige Fehleranalyse, wenn die Sentry-Konfiguration aktiviert ist,
• Intervals.icu: vom Nutzer veranlasste Verbindung und Abruf von Athleten- und Aktivitätsdaten,
• CARTO und OpenStreetMap: Kartendarstellung in Aktivitäts- und Zielansichten. Beim Laden der Kartenkacheln erhält CARTO insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und die angeforderten Kachelkoordinaten, aus denen ein ungefährer Kartenbereich hervorgeht,
• Komoot: serverseitiger Abruf einer vom Nutzer angegebenen öffentlichen Zielroute.

Dienstleister werden, soweit erforderlich, auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen oder anderen geeigneten Datenschutzvereinbarungen eingesetzt.

11. Drittlandübermittlungen

Bei Resend, OpenAI, Anthropic, Sentry oder CARTO kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Eine Übermittlung erfolgt nur auf Grundlage der jeweils tatsächlich einschlägigen DSGVO-Garantie:

• Angemessenheitsbeschluss einschließlich EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der konkrete Empfänger hierfür wirksam zertifiziert ist, oder
• EU-Standardvertragsklauseln und erforderlichenfalls ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen.

Informationen zur für einen konkreten Empfänger verwendeten Garantie sowie eine Kopie der maßgeblichen Schutzmechanismen können unter privacy@kadenzo.de angefragt werden.

12. Speicherdauer

kadenzo speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten bestehen.

Derzeit gelten folgende Regelfristen, soweit im Einzelfall keine längere Speicherung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist:

Bei Accountlöschung werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Pflichten, Sicherheitsgründe oder Nachweisinteressen entgegenstehen. Backups werden im Rahmen des regulären Backup-Zyklus überschrieben.

13. Rechte der Nutzer

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft, Berichtigung, Löschung,
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen,
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Anfragen können an privacy@kadenzo.de gesendet werden.

14. Widerruf von Einwilligungen

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf erfolgt ist.

Nach einem Widerruf kann kadenzo bestimmte Funktionen, insbesondere Trainingsanalyse, Readiness-Einschätzung, Plananpassung und Coach-Empfehlungen, nicht oder nur eingeschränkt bereitstellen.

15. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Verantwortlichen ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, zuständig. Daneben kann eine Beschwerde insbesondere bei der Behörde am Wohnort oder Arbeitsplatz eingereicht werden.

16. Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung von Account-, Profil-, Trainings-, Planungs-, Check-in- und Verbindungsdaten sowie die ausdrückliche Gesundheitsdaten-Einwilligung ist für die Nutzung der jeweiligen kadenzo-Funktionen erforderlich. Der Pilot richtet sich ausschließlich an volljährige Personen. Ohne die erforderlichen Angaben und Erklärungen kann kein Pilot-Zugang genutzt werden.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, Dienstleister, Datenflüsse oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf der Website verfügbar.